by Sesudah proyek inventory reduction memasuki fase eksekusi, langkah penting berikutnya adalah memastikan proyek terus berjalan sesuai rencana. Fase monitoring dan pengendalian ini bertujuan untuk memantau setiap perkembangan proyek, mengendalikan setiap perubahan yang diperlukan, serta memastikan tujuan akhir tercapai dengan baik.
Dalam fase ini, pengawasan yang ketat terhadap indikator kinerja utama (KPI), pengelolaan risiko, dan penyesuaian strategi menjadi fokus utama.
Sebelum kita lanjutkan bahasan menarik ini, jangan lupa untuk follow juga akun LinkedIn saya. Anda akan mendapatkan lebih banyak insight bermanfaat tentang supply chain management di sana. Dapatkan juga ebook dari scmguide.com di sini untuk semakin menambah wawasan supply chain management Anda.
Table of Contents
Pemantauan KPI
Pemantauan KPI (Key Performance Indicators) merupakan bagian integral dalam fase monitoring proyek pengurangan inventaris.
KPI berfungsi sebagai alat ukur utama untuk menilai keberhasilan proyek dan memberikan wawasan tentang kinerja pengurangan inventaris.
Pemantauan yang konsisten dan terperinci akan membantu dalam memastikan kalau proyek mencapai tujuan yang sudah ditetapkan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Laporan Stok
Laporan stok merupakan indikator utama dalam memantau keberhasilan pengurangan inventaris. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam laporan stok meliputi:
- Penurunan Nilai Persediaan: Periksa apakah nilai persediaan keseluruhan sudah berkurang sesuai dengan target yang ditetapkan. Bandingkan nilai persediaan saat ini dengan data awal untuk menilai sejauh mana pengurangan sudah tercapai. Ini memberikan gambaran tentang efektivitas strategi pengurangan inventaris yang diterapkan.
- Stok Barang dengan Perputaran Lambat: Amati apakah terdapat penurunan signifikan pada barang-barang yang punya perputaran lambat. Pengurangan stok barang dengan perputaran lambat merupakan indikasi kalau strategi pengurangan stok sudah efektif. Data ini juga membantu dalam mengevaluasi apakah barang-barang yang jarang terjual sudah dikelola dengan baik.
- Evaluasi Terhadap Target: Bandingkan hasil laporan stok dengan target yang sudah ditetapkan. Kalau target tidak tercapai, analisis penyebabnya dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
Perputaran Barang
Perputaran barang mengukur seberapa cepat stok bergerak dari gudang ke konsumen. Aspek-aspek yang perlu dipantau meliputi:
- Kecepatan Perputaran: Evaluasi apakah perputaran barang sudah meningkat sesudah pengurangan inventaris. Perputaran barang yang lebih cepat menunjukkan kalau stok lebih efisien dan sesuai dengan permintaan. Ini juga berarti kalau barang tidak menganggur di gudang dalam waktu lama, mengurangi biaya penyimpanan.
- Analisis Tren: Tinjau tren perputaran barang dari waktu ke waktu. Perubahan dalam tren perputaran bisa memberikan indikasi tentang efektivitas pengurangan stok dan apakah ada kebutuhan untuk penyesuaian lebih lanjut.
- Biaya Penyimpanan: Dengan meningkatnya perputaran barang, biaya penyimpanan seharusnya berkurang. Monitor biaya penyimpanan secara berkala untuk memastikan kalau pengurangan stok berdampak positif pada penghematan biaya.
Tingkat Permintaan
Memastikan kalau tingkat permintaan bisa dipenuhi dengan stok yang tersedia adalah kunci untuk keberhasilan proyek. Beberapa langkah yang perlu diambil termasuk:
- Kesesuaian Stok dengan Permintaan: Pastikan kalau stok yang tersedia bisa memenuhi permintaan pasar saat ini. Hindari situasi di mana kekurangan stok terjadi, karena ini bisa menyebabkan gangguan dalam operasi dan kehilangan peluang penjualan.
- Analisis Kesenjangan: Identifikasi apakah ada kesenjangan antara stok yang tersedia dan permintaan aktual. Kalau ada perbedaan, lakukan analisis untuk memahami penyebabnya dan ambil tindakan untuk mengatasi masalah tersebut.
- Fleksibilitas Stok: Pertimbangkan fleksibilitas stok untuk mengatasi fluktuasi permintaan yang tidak terduga. Pastikan kalau ada mekanisme untuk menyesuaikan stok secara cepat berdasarkan perubahan permintaan pasar.
Intervensi dan Penyesuaian
Kalau selama pemantauan KPI Anda mendeteksi penyimpangan atau masalah, segera lakukan intervensi:
- Deteksi Penyimpangan: Identifikasi tanda-tanda penyimpangan dari target yang sudah ditetapkan, seperti penurunan stok yang terlalu cepat atau peningkatan biaya penyimpanan yang tidak terduga.
- Tindakan Korektif: Ambil langkah-langkah korektif yang diperlukan untuk menyesuaikan strategi pengurangan stok. Ini bisa mencakup penyesuaian volume pembelian, perubahan dalam strategi pengelolaan stok, atau peninjauan kembali target yang ditetapkan.
- Pemantauan Berkelanjutan: Lanjutkan pemantauan KPIs secara rutin untuk memastikan kalau perbaikan yang diterapkan efektif dan proyek tetap berada pada jalur yang benar.
Dengan pemantauan KPI yang teratur dan terperinci, Anda bisa mengelola proyek pengurangan inventaris dengan lebih efektif, memastikan pencapaian target, dan menyesuaikan strategi sesuai kebutuhan untuk mencapai hasil yang optimal.
Pengelolaan Risiko Berkelanjutan
Pengelolaan risiko berkelanjutan merupakan aspek penting dalam fase monitoring proyek pengurangan inventaris. Meskipun risiko tidak bisa dihindari sepenuhnya, pengelolaan yang efektif bisa membantu meminimalkan dampak negatif dan menjaga proyek tetap berada di jalur yang benar.
Proses ini melibatkan pemantauan terus-menerus terhadap risiko yang sudah diidentifikasi serta kewaspadaan terhadap potensi risiko baru.
Melakukan Review Risiko Secara Rutin
Review risiko secara rutin adalah langkah awal dalam pengelolaan risiko berkelanjutan. Ini melibatkan tinjauan berkala terhadap risiko yang sudah diidentifikasi selama tahap perencanaan untuk memastikan kalau risiko tersebut masih relevan dan untuk menilai apakah ada perubahan dalam tingkat risiko.
Beberapa tindakan yang perlu dilakukan meliputi:
- Evaluasi Risiko yang Ada: Tinjau risiko yang sudah diidentifikasi sebelumnya untuk menilai apakah tingkat risiko tersebut sudah berubah. Misalnya, kalau risiko pemasok mengalami keterlambatan pengiriman sudah meningkat, Anda perlu menilai seberapa besar dampaknya terhadap proyek.
- Penyesuaian Langkah Mitigasi: Berdasarkan hasil evaluasi, sesuaikan langkah-langkah mitigasi yang sudah diterapkan. Kalau risiko semakin mendekati kenyataan atau dampaknya meningkat, Anda mungkin perlu memperbarui rencana mitigasi untuk mengatasi risiko dengan lebih efektif.
- Dokumentasi: Catat hasil tinjauan risiko dan langkah mitigasi yang diterapkan dalam dokumentasi proyek. Ini membantu dalam melacak perubahan dan memastikan kalau langkah-langkah mitigasi selalu up-to-date.
Mengidentifikasi Risiko Baru
Selain mengelola risiko yang sudah ada, penting untuk tetap waspada terhadap kemungkinan risiko baru yang mungkin timbul selama fase pelaksanaan proyek. Risiko baru bisa muncul akibat perubahan eksternal atau faktor yang sebelumnya tidak dipertimbangkan.
Langkah-langkah berikut bisa membantu dalam mengidentifikasi risiko baru:
- Pantau Lingkungan Eksternal: Perhatikan perubahan dalam lingkungan eksternal yang bisa mempengaruhi proyek. Misalnya, perubahan kondisi ekonomi, regulasi baru, atau fluktuasi harga bahan baku bisa memunculkan risiko baru yang perlu diantisipasi.
- Feedback dari Tim: Dapatkan umpan balik dari anggota tim dan stakeholder tentang potensi risiko yang mereka identifikasi. Kadang-kadang, risiko baru bisa diidentifikasi dari perspektif yang berbeda atau berdasarkan pengalaman lapangan.
- Analisis Tren: Tinjau data dan tren yang relevan dengan proyek untuk mengidentifikasi potensi risiko baru. Misalnya, tren perubahan dalam permintaan pasar bisa memberikan indikasi risiko yang mungkin mempengaruhi stok atau pasokan.
Pengelolaan Risiko yang Efektif
Sesudah mengidentifikasi risiko baru dan meninjau risiko yang ada, langkah selanjutnya adalah mengelola risiko secara efektif:
- Pengembangan Rencana Mitigasi: Untuk setiap risiko yang diidentifikasi, kembangkan rencana mitigasi yang mencakup langkah-langkah untuk mengurangi kemungkinan terjadinya risiko dan meminimalkan dampak kalau risiko terjadi.
- Implementasi Langkah Mitigasi: Terapkan langkah-langkah mitigasi yang sudah dikembangkan. Pastikan kalau tindakan ini dilakukan dengan efektif dan diperbarui sesuai dengan perubahan dalam situasi proyek.
- Pemantauan dan Evaluasi: Terus-menerus memantau risiko dan efektivitas langkah mitigasi yang diterapkan. Evaluasi apakah langkah-langkah mitigasi berhasil mengurangi dampak risiko dan lakukan penyesuaian kalau diperlukan.
- Komunikasi Risiko: Informasikan kepada tim dan stakeholder tentang risiko yang diidentifikasi dan langkah-langkah mitigasi yang diambil. Komunikasi yang jelas membantu semua pihak memahami situasi dan berkontribusi pada pengelolaan risiko secara efektif.
Pengelolaan risiko yang berkelanjutan adalah kunci untuk menjaga proyek pengurangan inventaris tetap terkendali dan sukses.
Dengan melakukan review risiko secara rutin, mengidentifikasi risiko baru, dan menerapkan langkah-langkah mitigasi yang efektif, Anda bisa meminimalkan dampak negatif dan memastikan kalau proyek tetap berada pada jalur yang benar.
Fleksibilitas dan kewaspadaan terhadap perubahan adalah kunci untuk menghadapi tantangan yang mungkin timbul selama pelaksanaan proyek.
Baca juga:
- Seri Blog: Panduan Lengkap Proyek Inventory Reduction (Part 1)
- Seri Blog: Panduan Lengkap Proyek Inventory Reduction (Part 2)
- Seri Blog: Panduan Lengkap Proyek Inventory Reduction (Part 3)
Penyesuaian Rencana
Dalam manajemen proyek, seringkali terjadi deviasi atau hambatan yang membuat proyek tidak berjalan sesuai rencana. Penyesuaian rencana adalah langkah penting untuk memastikan proyek tetap pada jalur yang benar. Proses ini memerlukan fleksibilitas dan kemampuan untuk menyesuaikan strategi sesuai dengan perubahan situasi.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda ambil untuk melakukan penyesuaian rencana secara efektif:
Penyesuaian Strategi Pembelian
Ketika monitoring menunjukkan kalau volume pembelian tidak sesuai dengan rencana, Anda perlu menyesuaikan strategi pembelian. Langkah-langkah yang bisa diambil meliputi:
- Evaluasi Volume Pembelian: Tinjau kembali volume pembelian barang. Kalau terlihat kalau pembelian barang-barang kategori C (barang yang jarang digunakan) terlalu tinggi, pertimbangkan untuk mengurangi pembelian tersebut. Ini bisa membantu mengurangi overstock dan mengalihkan sumber daya ke barang-barang yang lebih kritis.
- Negosiasi dengan Pemasok: Kalau menghadapi masalah dengan pasokan atau fluktuasi harga, bernegosiasilah dengan pemasok untuk mendapatkan syarat pengiriman yang lebih fleksibel atau harga yang lebih baik. Ini bisa membantu menghindari kekurangan stok atau kelebihan stok yang tidak perlu.
- Penyesuaian Order: Sesuaikan jumlah pesanan berdasarkan data terbaru. Misalnya, kalau permintaan barang tertentu menurun, kurangi volume order untuk menghindari penumpukan stok yang tidak terjual.
Penyesuaian Safety Stock
Safety stock adalah cadangan stok yang disimpan untuk mengatasi ketidakpastian permintaan atau gangguan pasokan.
Penyesuaian safety stock mungkin diperlukan kalau terjadi perubahan drastis dalam permintaan pasar:
- Analisis Permintaan: Tinjau data permintaan terbaru dan sesuaikan safety stock berdasarkan analisis tersebut. Kalau permintaan barang tertentu meningkat secara signifikan, pertimbangkan untuk meningkatkan safety stock untuk memastikan ketersediaan barang.
- Evaluasi Ketersediaan Stok: Pastikan kalau barang-barang penting tetap tersedia tanpa menimbulkan kelebihan stok. Penyesuaian safety stock yang tepat akan membantu menjaga keseimbangan antara memenuhi permintaan dan menghindari kelebihan stok.
- Implementasi Penyesuaian: Implementasikan perubahan pada safety stock dan pastikan kalau semua sistem manajemen inventaris diperbarui untuk mencerminkan penyesuaian tersebut.
Perpanjangan Timeline
Kalau proyek mengalami keterlambatan yang tidak bisa dihindari, perpanjangan timeline mungkin diperlukan. Langkah-langkah yang perlu diambil meliputi:
- Analisis Keterlambatan: Tinjau penyebab keterlambatan dan evaluasi seberapa besar dampaknya terhadap keseluruhan proyek. Identifikasi bagian-bagian proyek yang terpengaruh dan tentukan berapa lama perpanjangan yang dibutuhkan.
- Perhitungan Biaya: Pertimbangkan biaya tambahan yang mungkin timbul akibat perpanjangan timeline. Pastikan kalau perpanjangan ini tidak menyebabkan peningkatan biaya yang signifikan dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.
- Penyusunan Jadwal Baru: Buat jadwal baru yang mencakup perubahan timeline dan pastikan kalau semua anggota tim dan stakeholder diberitahu tentang perubahan tersebut. Jadwal baru harus realistis dan memperhitungkan faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan.
Dokumentasi Penyesuaian
Dokumentasi setiap penyesuaian yang dilakukan adalah penting untuk transparansi dan komunikasi yang efektif:
- Catat Perubahan: Dokumentasikan semua perubahan yang dilakukan, termasuk alasan di balik penyesuaian, langkah-langkah yang diambil, dan dampak yang diharapkan pada proyek.
- Komunikasi dengan Tim dan Stakeholder: Pastikan kalau semua anggota tim proyek dan stakeholder lainnya memahami alasan di balik penyesuaian dan bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi hasil akhir proyek. Komunikasi yang jelas membantu menghindari kebingungan dan memastikan kalau semua pihak tetap selaras.
- Update Dokumentasi Proyek: Perbarui semua dokumentasi proyek, termasuk rencana proyek, jadwal, dan anggaran, untuk mencerminkan penyesuaian yang dilakukan. Ini akan membantu menjaga integritas proyek dan memudahkan pelacakan kemajuan.
Penyesuaian rencana adalah bagian integral dari manajemen proyek yang efektif.
Dengan melakukan penyesuaian yang tepat pada strategi pembelian, safety stock, dan timeline, serta dengan mendokumentasikan perubahan secara akurat, Anda bisa memastikan kalau proyek pengurangan inventaris tetap pada jalur yang benar.
Fleksibilitas dan kemampuan untuk menyesuaikan rencana sesuai dengan perubahan situasi adalah kunci untuk mencapai hasil yang sukses dalam proyek pengurangan inventaris.
Kesimpulan
Monitoring dan pengendalian adalah fase penting yang memastikan proyek inventory reduction tetap berjalan sesuai jalur dan mencapai tujuannya.
Dengan memantau KPI secara berkala, mengelola risiko berkelanjutan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan, Anda bisa menjaga supaya proyek tetap berada dalam kendali dan berhasil.
Fase ini membantu Anda untuk lebih proaktif dalam menghadapi tantangan dan memastikan kalau semua elemen proyek mendukung pencapaian hasil yang optimal.
Semoga bermanfaat!
Bagikan artikel ini ke rekan Anda yang lain supaya mereka juga mendapatkan manfaatnya. Untuk lebih banyak insight bermanfaat tentang supply chain management, follow akun LinkedIn saya. Dapatkan juga ebook dari scmguide.com di sini untuk semakin menambah wawasan supply chain management Anda. Anda bebas menggunakan semua artikel di blog ini untuk tujuan apapun, termasuk komersil, tanpa perlu memberikan atribusi.
