by Supply chain management adalah tugas yang rumit. Perubahan pada satu fungsi, pada akhirnya akan, dan bisa, mempengaruhi keseluruhan proses. Tapi, supaya Anda bisa mengurangi pembelanjaan, Anda perlu melakukan perbaikan pada supply chain Anda. Anda bisa memulai itu dengan melakukan analisis pembelanjaan.
Berikut ini adalah cara melakukan analisis pembelanjaan dan apa yang harus Anda cari dalam data untuk meningkatkan operasi dan mengurangi biaya yang Anda keluarkan.
Tapi, sebelum kita bahas lebih lanjut topik penting ini, saya mau mengajak Anda juga untuk bergabung dengan scmguide telegram channel supaya Anda ngga ketinggalan update artikel-artikel penting lainnya seputar supply chain management dari blog ini. Jadi, pastikan Anda juga bergabung ya.
Table of Contents
Apa itu analisis pembelanjaan?
Analisis pembelanjaan adalah proses membuat katalog data pembelanjaan bisnis dan meninjaunya supaya Anda bisa mengidentifikasi terjadinya inefisiensi, menghilangkan biaya yang ngga perlu, menghilangkan pemborosan dan redundansi, serta menemukan kesenjangan dalam supply chain. Jadi, Anda akan bisa membuat perubahan yang pada akhirnya akan mengurangi biaya supply chain secara keseluruhan.
Anda bisa melakukan itu dengan bantuan software analisis pembelanjaan atau dengan kubus pembelanjaan.
Kubus pembelanjaan adalah kubus multidimensi dengan setiap dimensi mewakili data yang biasanya ditinjau dalam analisis.
Bagian-bagiannya biasanya mencakup subkategori/varian yang dibeli, pemangku kepentingan yang membeli kategori tersebut (cost center), dan pembelanjaan untuk supplier.
Manfaat analisis pembelanjaan
Selain mengidentifikasi inefisiensi, analisis pembelanjaan juga menawarkan banyak manfaat lainnya.
Manfaat paling penting dari analisis pembelanjaan selain pengurangan biaya adalah peningkatan visibilitas supply chain dan pembelanjaan perusahaan Anda.
Dengan punya visibilitas yang lebih besar ke inti pembelanjaan Anda, pola pembelanjaan Anda, dan area untuk penghematan potensial, Anda akan lebih terinformasi dan siap untuk membuat keputusan pembelanjaan yang lebih strategis dan penuh percaya diri.
Merampingkan fungsi administrasi
Analisis pembelanjaan mempromosikan efisiensi di keseluruhan organisasi, terutama di bidang procurement dan dokumentasi.
Sistem yang lebih efisien mengurangi cycle time untuk pembuatan laporan. Itu juga bermanfaat untuk meningkatkan hubungan Anda dengan supplier dan klien, dengan memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada aspek lain dari bisnis Anda.
Mengurangi risiko
Analisis pembelanjaan harus mencakup pemeriksaan supplier Anda. Saat Anda bermitra dengan supplier, penting untuk menetapkan Key Performance Indicator (KPI) yang perlu mereka penuhi untuk mempertahankan hubungan tersebut.
KPI ini bisa kuantitatif atau kualitatif, mengukur faktor seperti business credit score (diukur dari 1 sampai 100, dengan 80 mewakili nilai dasar untuk skor “Baik”), stabilitas keuangan, catatan pengiriman tepat waktu, riwayat keluhan, atau kemampuan dalam pemecahan masalah.
Kepatuhan terhadap indikator kinerja ini bisa membantu Anda mengurangi biaya dan mengurangi risiko keterlambatan pengiriman atau kehilangan penjualan dengan menghindari gangguan pada supply chain Anda.
Memperbaiki sistem internal
Dengan menggunakan hasil analisis Anda, Anda akan bisa fokus pada peningkatan area perusahaan Anda yang bisa meningkatkan bisnis Anda secara menyeluruh.
Misalnya, Anda mungkin mendapati kalau pemrosesan pembayaran Anda berulang kali salah atau lambat dan memutuskan kalau Sistem eProcurement akan lebih melengkapi bisnis Anda dengan proses yang lebih efisien dan lebih cepat.
Meningkatkan hubungan
Hubungan yang lebih baik dengan supplier terjalin ketika Anda mengidentifikasi supplier dengan nilai terbaik dan bekerja dengan mereka untuk meningkatkan proses procurement.
Anda bisa mencabut, mengganti, atau menegosiasikan kepatuhan kontrak yang lebih baik untuk supplier yang ngga berkinerja baik.
Mulailah menggunakan kartu skor untuk terus mengevaluasi kinerja supplier Anda.
Anda juga pasti suka:
- Dampak Kenaikan Harga dan Cara Menghemat Bahan Bakar Pada Bisnis Logistik
- Biaya Produksi adalah: Definisi, Jenis, dan Bedanya dengan Biaya Manufaktur
Proses untuk melakukan analisis pembelanjaan
Analisis pembelanjaan sangat penting untuk mengidentifikasi area di mana perusahaan Anda mengeluarkan terlalu banyak uang, atau di mana biaya atau pembelanjaan bisa Anda kurangi.
Analisis bisa mengidentifikasi hal-hal seperti kontrak yang ngga terpenuhi, waktu penyelesaian yang ngga memenuhi ekspektasi, pembayaran lebih karena invoice ganda, masalah kepatuhan, biaya yang timbul dari biaya keterlambatan atau penalti, dan banyak lagi.
Untuk mengidentifikasi masalah dalam supply chain Anda, praktisi procurement atau praktisi supply chain Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:
Kumpulkan data pembelanjaan
Anda harus mengumpulkan invoice dan pembayaran dari semua departemen Anda, serta pabrik dan unit bisnis terkait, hutang dagang, Sistem eProcurement, general ledger, dan software keuangan.
Data yang Anda kumpulkan harus mewakili periode waktu tertentu – kuartal, tahun, atau beberapa tahun catatan – untuk mendapatkan gambaran akurat tentang pengeluaran dan pembelanjaan rutin Anda.
Beberapa sumber data analisis pembelanjaan procurement yang paling umum meliputi:
- Enterprise Resource Planning (ERP) tools
- General ledger
- Purchase Order
- Data dari supplier
- Sistem internal
Anda perlu menempatkan data tersebut dalam satu database sesudah data terkumpul.
Ada berbagai macam program yang dirancang untuk mendekripsi dan mengasimilasi semua format, bahasa, dan mata uang yang berbeda untuk membantu proses ini.
Bersihkan data
Membersihkan data yang sudah Anda kumpulkan adalah tentang menghapus ketidakakuratan, menstandardisasi informasi dari sumber yang berbeda, menghapus redundansi dan catatan yang rusak, dan mengidentifikasi kontak yang ngga lengkap atau ngga relevan.
Semua data perlu Anda validasi dengan menghitung kuitansi, inventory, dll. Duplikasi entry harus Anda periksa untuk pembayaran ganda.
Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, ada sejumlah alat analisis pembelanjaan untuk membantu Anda dengan pemformatan dan konsolidasi standar, meskipun field seperti asal pesanan atau tujuan mungkin perlu ditetapkan.
Klasifikasi data pembelanjaan
Anda harus mengklasifikasikan, atau mengkategorikan, data ke dalam area pembelajaan yang serupa supaya lebih bisa memahami data, seperti:
- Supplier
- Software
- Biaya pemasaran
- Peralatan Kantor
- Inventory
- layanan TI
- Travel
- Layanan outsourcing
- Hukum
Sesudah data Anda kategorikan, setiap bagian bisa memecahnya lebih lanjut. Informasi supplier, misalnya, harus mencakup subkategori suku cadang, biaya transportasi, kontrak, dll.
Sesudah membagi data, Anda bisa melakukan pemeriksaan yang lebih menyeluruh pada setiap bagian.
Menganalisis data
Sesudah semua data dikumpulkan dan dikategorikan, Anda bisa mengevaluasi poin pembelanjaan satu per satu, membuat agregat, persentase, dan strategi sumber untuk menyelesaikan poin masalah dan area yang bisa Anda tingkatkan.
Anda akan bisa menentukan apakah pembeli Anda membeli dari supplier pilihan atau ngga, mengidentifikasi peluang untuk mengurangi supplier dan menegosiasikan harga yang lebih baik.
Anda juga akan menemukan redudansi, kelebihan pembayaran, pembelanjaan yang ngga wajar, dan banyak lagi.
Sementara spesialis procurement yang menangani analisis bisa melalui dan mengidentifikasi titik-titik masalah ini sendiri, kemungkinan itu akan butuh lebih banyak waktu.
Software analisis pembelanjaan yang Anda gunakan untuk mengatur dan membersihkan data juga harus bisa membantu Anda memilah-milah data dan memvisualisasikan masalah apa pun sebagai peluang dengan dasbor yang gampang dicerna.
Beberapa sistem bahkan akan memberikan strategi untuk memperbaiki masalah ini.
Menerapkan strategi
Sesudah mengidentifikasi semua area yang bisa Anda tingkatkan, tetapkan tujuan dan identifikasi strategi untuk mencapainya.
Anda bisa mengimplementasikan strategi tersebut secara bertahap atau melakukan perubahan di seluruh departemen bisa sekaligus. Tergantung dari waktu dan sumber daya yang tersedia.
Anda juga pasti suka:
- Tantangan Investasi dalam Supply Chain
- Apa itu Cash Flow (Arus Kas) dan Hubungannya Dengan Supply Chain – Bukan Cuma Tentang Profit
Gunakan data untuk keuntungan Anda
Kalau Anda mencoba untuk menegosiasikan harga yang lebih baik dengan supplier Anda, jangan meminta saran dari mereka untuk melakukannya. Alih-alih, bicarakan tentang bagian tertentu, detail kontrak, dll.
Strategi untuk mengurangi biaya supply chain
Anda bisa merumuskan strategi untuk penghematan jangka panjang dan jangka pendek sesudah analisis pembelanjaan selesai dan data Anda analisis.
Data dari analisis kemudian bisa digunakan sebagai dasar, atau kontrol, untuk mengukur peningkatan yang terjadi sesudah penerapan strategi tersebut.
Beberapa strategi pengurangan biaya yang paling umum meliputi:
- Berpindah supplier
- Menegosiasikan diskon volume
- Menghilangkan duplikasi pesanan
- Mengkonsolidasikan pesanan
- Kurangi pembelian berlebih dengan menggunakan layanan VMI
- Selesaikan masalah konversi mata uang dengan mengidentifikasi apakah Anda benar-benar menghemat uang dengan mengambil dari lokasi Anda saat ini
- Terapkan procurement yang lebih terpusat dan terkontrol untuk mengurangi pembelanjaan yang berlebihan
Apa yang perlu Anda perhatikan dalam analisis pembelanjaan
Ada dua metode umum untuk menganalisis data Anda dan mengidentifikasi area peluang untuk mengurangi biaya dan meningkatkan bisnis Anda:
- Should-cost analysis: perbandingan perkiraan biaya sesuatu dengan berapa banyak yang sebenarnya dibayar berdasarkan biaya bahan, tarif tenaga kerja, overhead, dan margin keuntungan. Menentukan data ini adalah proses padat karya, dengan tim engineering menghasilkan jumlah tenaga kerja yang diperlukan, procurement mendikte biaya material, dan supply chain memperkirakan tarif tenaga kerja dan margin keuntungan yang diharapkan. Hasil yang diberikan oleh should-cost analysis bisa memberikan jumlah total pembelanjaan yang sangat akurat yang Anda keluarkan dan membantu memandu negosiasi di masa depan dengan supplier.
- Cost versus mass analysis: membantu membandingkan supplier saat ini versus supplier potensial dengan melihat lebih dekat bagian-bagian yang punya biaya per massa lebih tinggi – seperti fasterners dan item hardware lainnya – dan mengidentifikasi peluang untuk mendesain ulang atau menemukan supplier yang lebih hemat biaya dengan tetap menjaga kualitas.
Anda juga bisa menggunakan indikator untuk menentukan area yang perlu Anda ubah. Indikator ini meliputi:
- Sejumlah besar pembelanjaan di mana kontrak ngga ada.
- Purchase Price Variant (PPV) yang signifikan – yang menunjukkan kalau Anda membayar terlalu banyak atau biaya standar ngga akurat.
- Terlalu banyak supplier – semakin banyak Anda membeli dari satu supplier, semakin banyak Anda menghemat.
- Menaikkan harga setiap tahun – Anda mungkin ngga “mengurus toko”.
- Pelanggaran kontrak sering mengakibatkan kebocoran pembelanjaan dari backorders atau surplus inventory yang meningkatkan biaya operasi Anda.
Perkiraan pembelanjaan
Mengidentifikasi kategori pembelanjaan teratas dan pembayaran berulang, perusahaan manufaktur dan distribusi lebih mampu memprioritaskan dan menegosiasikan kontrak dan harga utama serta membuat keputusan pembelanjaan yang lebih baik.
Data yang Anda kumpulkan juga akan memungkinkan Anda untuk melacak dan melihat tren, yang akan memungkinkan Anda untuk merencanakan pasang surut yang akan mempengaruhi supply chain dan keuntungan Anda.
Sistem otomatis seperti Purchase Control System bisa membantu peramalan anggaran untuk memastikan semua pembelanjaan di masa mendatang seefisien yang seharusnya.
Mengurangi biaya supply chain
Salah satu metode paling umum untuk mengurangi supply chain dan biaya procurement adalah dengan bernegosiasi dengan supplier Anda atau mengkonsolidasikan supplier.
Hal ini terutama berlaku dalam kasus inventory dengan biaya per massa yang lebih tinggi, seperti item hardware semacam fasterners.
Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah lakukan analisis pembelanjaan Anda sekarang. Dapatkan pengurangan biaya supply chain yang Anda butuhkan dan tingkatkan profitabilitas bisnis Anda.
Semoga bermanfaat!
“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”
