by Produsen makanan bisa punya lebih banyak keuntungan dengan mengelola umur simpan bahan dan produk mereka secara efektif: lebih sedikit limbah, keuntungan lebih besar, arus kas yang lebih baik, customer yang lebih puas, dan retur yang lebih sedikit.
Sayangnya, ngga sejelas manfaatnya, cara paling efektif untuk mencapai kondisi itu ngga selalu jelas.
Semua bisa jadi lebih rumit dan sulit untuk Anda kelola ketika supplier Anda ngga konsisten dalam hal umur simpan bahan yang mereka kirim ke Anda.
Belum lagi customer Anda yang punya persyaratan yang berbeda-beda untuk masa simpan produk yang Anda kirimkan kepada mereka.
Dengan begitu banyaknya variabel yang mempengaruhi umur simpan, membuat pilihan yang optimal memang bisa jadi sangat menantang.
Nah, kali ini kita akan bahas beberapa praktik yang bisa membantu Anda melakukan itu.
Tapi, sebelum kita lanjut, pastikan juga Anda sudah bergabung dengan scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan update artikel-artikel bermanfaat lainnya
Table of Contents
Logika inventory First Expired First Out (FEFO)
Salah satu hal paling penting yang bisa Anda lakukan untuk mengelola masa simpan dengan lebih baik adalah memilih item dari inventory berdasarkan tanggal kedaluwarsanya, bukan dari tanggal diterima di gudang Anda.
Kalau Anda bisa memilih bahan mana yang akan Anda ambil berdasarkan tanggal kedaluwarsanya (bukan pendekatan first-in-first-out yang lebih umum), Anda dengan segera akan bisa mengurangi pemborosan.
Selain Anda akan mendapatkan lebih banyak dari inventory Anda sendiri, Anda juga akan bisa mengirimkan produk yang berumur lebih lama kepada customer. Dan itu lebih menguntungkan juga.
Sayangnya, melacak semua data yang Anda perlukan untuk mendukung pengambilan FEFO menggunakan Excel, atau pulpen dan kertas, sangat ngga praktis untuk diterapkan di perusahaan mana pun. Kecuali mungkin perusahaan yang paling kecil.
Faktanya, manfaat pengambilan secara FEFO memang lebih gampang dipahami daripada dicapai. Dan ini membawa kita ke tips berikutnya.
Software bisnis terintegrasi
Lalu bagaimana cara melakukannya kalau bukan dengan Excel?
Masalah dengan penggunaan Excel adalah untuk mendapatkan sesuatu yang berguna darinya, pertama-tama Anda butuh untuk mengisinya dengan data yang lengkap dan akurat.
Kemudian data harus diproses oleh seseorang yang punya pengetahuan dan keterampilan cukup untuk menggunakan Excel secara efektif, dengan mengutamakan kelengkapan dan akurasi data lagi.
Bahkan dengan orang paling pandai menyalin data secara lengkap dan akurat sekali pun, tetap akan memakan waktu sangat lama ketika ada ratusan atau ribuan item inventory untuk dilacak.
Ini bahkan menjadi lebih sulit lagi ketika Anda menambahkan variabel tanggal kedaluwarsa ke dalamnya.
Intinya di sini adalah untuk membuat keputusan yang baik, mengharuskan Anda punya repositori data yang lengkap dan akurat lebih dulu. Dan Excel ngga bisa melakukan itu secara otomatis.
Yang Anda butuhkan adalah software bisnis terintegrasi: software yang menyentuh semua bagian organisasi Anda, jadi sistem tersebut tahu tanpa diberitahu, misalnya, kapan barang akan habis masa berlakunya, berapa banyak yang ada di inventory, barang lain mana yang cocok sebagai pengganti, dan sebagainya.
Ketika software tersebut menyatukan semuanya, Anda akan lebih mungkin untuk membuat keputusan operasional yang jauh lebih baik.
Mengalokasikan inventory ke produksi dan pesanan penjualan secara otomatis berdasarkan FEFO adalah salah satu contohnya.
Barcode yang kaya informasi
Salah satu tools paling berguna untuk menjaga supaya software Anda tetap mendapatkan informasi berupa data yang akurat dan real-time adalah barcode dan scanner.
Dengan tools tersebut, Anda bisa mencapai tiga hal:
- Menjadikan operasi Anda lebih efisien dengan mengurangi waktu yang diperlukan untuk meng-input data secara manual;
- Menghilangkan potensi kesalahan manusia;
- Memudahkan untuk menangkap variabel yang terlalu sulit untuk ditangkap secara manual untuk setiap item (seperti tanggal kedaluwarsa, misalnya).
Dengan mengadopsi metode barcode di seluruh sistem inventory Anda, Anda membuatnya lebih praktis untuk mencatat dan bertindak berdasarkan informasi tanggal kedaluwarsa.
Dan dengan menggunakan standar barcode secara internal maupun dengan supplier Anda, Anda akan bisa merekam informasi tanggal kedaluwarsa dengan lancar saat Anda menerima inventory ke gudang Anda.
Barcode terkadang memang ngga menyertakan informasi tanggal kedaluwarsa secara default. Tapi pengaturannya biasanya cukup mudah, terutama kalau Anda dan supplier Anda menggunakan standar barcode GS1.
Anda juga pasti suka:
- Menyewa VS Membeli Gudang: Pro dan Kontra
- Panduan Lengkap Cara Memilih WMS yang Tepat Untuk Gudang Anda
Kelola supplier Anda
Berbicara tentang supplier, mungkin cara paling sederhana untuk mendapatkan umur simpan yang lebih lama dari bahan-bahan Anda adalah dengan menerima bahan-bahan yang lebih segar dari supplier Anda sejak awal. Masuk akal kan?
Anda bisa melakukan ini dengan menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan supplier Anda dan menerapkan pemeriksaan kualitas sebelum melakukan penerimaan bahan untuk memastikan standar yang sudah Anda tetapkan terpenuhi.
Jual produk berumur pendek
Ketika tanggal kedaluwarsa datang pada item atau produk yang Anda punya dalam inventory, segera ambil tindakan.
Hubungi sekitar dan tawarkan diskon kepada siapa pun yang mungkin tertarik.
Bahkan kalau Anda harus menjual barang-barang itu dengan rugi, itu masih lebih baik daripada Anda harus membuangnya ke tempat sampah.
Analisis pola dan sesuaikan kebiasaan pembelian Anda
Sekarang, setelah Anda sudah mengintegrasikan pelacakan software dan mengukur setiap aspek operasi Anda, Anda punya kesempatan untuk melakukan beberapa analisis.
Dengan software yang tepat, Anda bisa membuat laporan tentang tingkat pemborosan dan inventory sehingga Anda bisa melihat apakah Anda melakukan kesalahan pembelian atau produksi yang sistematis, atau ngga.
Kalau item tertentu kedaluwarsa berulang kali, itu bisa jadi salah satu petunjuk kalau Anda memesan item tersebut terlalu banyak.
Dengan software bisnis terintegrasi, Anda bahkan bisa menggunakan pengetahuan sistem tentang tingkat inventory saat ini dan pesanan penjualan untuk membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih baik, menentukan jumlah pesanan ekonomis Anda, dan banyak lagi.
Semuanya akan membantu Anda mengurangi volume barang dalam inventory Anda yang mendekati tanggal kedaluwarsa mereka.
Cara melacak umur simpan inventory
Manajemen inventory yang ideal akan menghasilkan produk yang tepat, pada waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dan dalam kondisi yang tepat pula.
Dalam industri seperti obat-obatan dan makanan, misalnya, manajemen inventory yang mudah rusak akan memastikan barang tiba di pengguna akhir dalam kondisi prima.
Melacak umur simpan memerlukan kebijakan, perencanaan, dokumentasi, dan kontrol sistem untuk mencegah pemborosan dan kerugian finansial yang disebabkan oleh terlewatnya tanggal “best before” produk yang mudah rusak.
Sebagian besar rencana pengendalian inventory dibangun di sekitar sistem stocking first-in first-out.
- Tetapkan kebijakan pengendalian stok dan bagikan dengan semua karyawan yang bekerja dengan inventory yang mudah rusak. Buat garis besar semua prosedur, pemeriksaan, formulir, dan tanda tangan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menandai, dan mengawasi inventory yang punya masa simpan. Detil pengawasan dan prosedur kontrol untuk memastikan pelacakan yang tepat harus dilakukan sesuai yang sudah ditetapkan.
- Pertimbangkan kondisi penyimpanan. Beberapa bahan yang mudah rusak memerlukan perlindungan dari panas dan cahaya, atau pendinginan. Bekerjasamalah dengan supplier untuk menetapkan kondisi penyimpanan yang optimal untuk stok yang punya masa simpan. Sertakan pemeriksaan kondisi penyimpanan dalam audit pengendalian inventory Anda.
- Identifikasi tanggal inventory yang mudah rusak saat menerima. Slip pengepakan dan catatan pengiriman lainnya bisa memberikan tanggal kedaluwarsa dan nomor batch serta nomor produk. Tambahkan informasi ini ke spreadsheet atau software kontrol inventory terkomputerisasi Anda.
- Gunakan spidol atau label berwarna untuk mengidentifikasi waktu kedatangan stok secara visual. Warna bisa diubah mingguan atau bulanan tergantung pada kebutuhan dan kondisi Anda.
- Merancang rencana pergerakan stok fisik FIFO. Misalnya, rak penyimpanan dengan akses di kedua sisi bisa diisi dari belakang dan dikeluarkan dari depan, memastikan stok tertua adalah yang paling mudah diakses. Kalau rak menempel pada dinding, pertimbangkan papan tulis yang mengidentifikasi nomor batch yang digunakan saat ini atau gunakan tanda kontrol inventory.
- Sertakan informasi batch pada lembar penghitungan inventory dan hitung produk dengan nomor batch yang berbeda sebagai item terpisah. Misalnya, nomor produk 1550 mungkin punya stok 100 unit, tapi 25 unit adalah batch 12 dan sisanya adalah batch 30. Gunakan nomor produk 1550-12 dan 1550-30 sebagai dua item terpisah pada lembar penghitungan, jadi stok tertua bisa Anda identifikasi.
- Periksa secara visual stok yang mudah rusak. Ini terlihat jelas dalam kasus produk segar, misalnya. Tapi, kerusakan kemasan untuk jenis barang yang lain akan memungkinkan Anda untuk mengembalikan barang tersebut ke supplier untuk mendapatkan kredit.
Anda juga pasti suka:
- 21 KPI Gudang Penting untuk Mengukur Kinerja dan Efisiensi
- Cara Efektif Mengelola Inventory dan Gudang FMCG
Cara mengurangi kerugian inventory dengan manajemen umur simpan yang lebih baik
Dalam industri makanan dan minuman, kerugian inventory bisa memperkecil margin dan menyebabkan keterlambatan lebih jauh di supply chain.
Punya terlalu sedikit inventory di gudang Anda, bisa berarti ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan tepat waktu.
Sedangkan punya terlalu banyak inventory di tangan, bisa berarti sebagian besar kelebihan inventory tersebut akan kedaluwarsa bahkan sebelum menyentuh rak konsumen.
Itulah kenapa mengoptimalkan manajemen umur simpan menjadi sangat penting untuk Anda bisa mengurangi pemborosan, memperluas margin keuntungan, dan meningkatkan kepuasan customer.
Di situlah software manajemen inventory yang terintegrasi secara penuh masuk untuk melakukan pekerjaan yang berat untuk Anda.
Inilah cara software ERP bisa membantu bisnis manufaktur, atau distribusi Anda, dan membawa manajemen umur simpan ke tingkat berikutnya.
Mengurangi kesalahan manusia
Secara keseluruhan, salah satu dampak paling besar software ERP dalam supply chain makanan dan minuman adalah berkurangnya kesalahan manusia.
Pemeriksaan spot manual dan entri data adalah solusi usang dan ngga efisien untuk industri yang sangat menuntut akan kebutuhan kemampuan telusur.
Mencatat data dengan tangan, untuk kemudian mentransfernya antara spreadsheet dan database yang terpisah, sering mengakibatkan ketidaksesuaian dan tindakan korektif yang seharusnya ngga diperlukan.
Software ERP yang terintegrasi penuh mencakup alat pengumpulan data otomatis dan kemampuan pelacakan real time yang bisa diakses dengan mudah oleh semua departemen.
Hal ini meningkatkan efisiensi proses keterlacakan sekaligus menawarkan kontrol lebih besar kepada produsen dan distributor atas manajemen data.
Mengurangi tenaga kerja yang diperlukan
Software ERP juga punya manfaat untuk mengurangi ketergantungan Anda pada tenaga kerja manual.
Ayo kita lihat contohnya.
Misalnya, jam kerja yang tak terhitung jumlahnya Anda perlukan setiap tahunnya cuma untuk mengumpulkan dan memasukkan data inventory.
Dengan software manajemen inventory otomatis, kondisi tersebut akan dibalik, jadi tenaga kerja manusia bisa fokus pada proses bisnis lainnya.
Biaya upah berkurang, sedangkan produktivitas meningkat karena sistem secara otomatis akan melacak tanggal kedaluwarsa, jumlah lot, dan data batch lainnya di latar belakang secara real-time.
Meningkatkan manajemen inventory
Bahan-bahan yang ngga terpakai atau rusak bisa membuat dampak yang signifikan pada keuntungan produsen atau distributor makanan.
Sangat penting bagi bisnis di industri ini untuk memprioritaskan manajemen inventory dengan metode FEFO – “first expired, first out.”
Software ERP bisa memastikan hal itu.
Anda ngga perlu lagi mempertaruhkan keuntungan Anda dengan pengelolaan inventory ngga tahan lama yang buruk.
Manajemen inventory otomatis memungkinkan Anda untuk melacak tanggal kedaluwarsa dan data lot dari banyak bahan terpisah dalam platform yang mudah Anda gunakan sekaligus bisa dilihat oleh semua departemen.
Itu bahkan bisa mengingatkan Anda ketika ada bahan tertentu yang mendekati kedaluwarsa untuk mendapatkan perencanaan produksi dan inventory yang lebih baik.
Menghindari overstocking
Software manajemen data otomatis melakukan lebih dari sekadar mengelola tanggal kedaluwarsa. Ini adalah tools prakiraan yang cerdas yang bisa mengantisipasi berbagai kebutuhan produksi.
Kesadaran akan permintaan musiman, atau pola produksi saat ini, membantu Anda untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
Proses ini bisa sangat rumit dan memakan waktu lama kalau Anda lakukan secara manual, yang itu akan menyebabkan perkiraan yang kurang akurat dan pengeluaran yang ngga perlu.
Kemampuan canggih software ERP mengubah semua itu.
Alih-alih melacak dan menganalisis data dalam spreadsheet yang terpisah dan terisolasi, inventory secara real time dan informasi penjualan bisa Anda integrasikan dan analisis dengan akurasi yang lebih tinggi untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Ini tentu saja akan menyisakan lebih sedikit peluang, sekaligus mengurangi, kerugian.
Jadi, siap untuk mengambil langkah selanjutnya yang menguntungkan bisnis Anda?
“Kalau anda pikir artikel ini bermanfaat, bagikan juga ke rekan-rekan anda lainnya dan gabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.”
