Inventory Adalah: Pengertian, Jenis, Cara Mengelola, dan Masalahnya

Anda tentu perlu membeli berbagai item berbeda untuk menjalankan bisnis Anda. Inventory adalah semua barang atau item yang Anda miliki untuk selanjutnya Anda olah atau Anda jual ke pelanggan Anda.

Pertanyaanya, apakah inventory juga berlaku pada bisnis jasa?

Nah, untuk Anda bisa memahami pengertian mendalam mengenai apa itu inventory atau stok persediaan, Anda bisa membaca artikel ini sampai selesai.

Tapi, sebelum itu, saya mau ajak Anda juga untuk bergabung dengan scmguide telegram channel supaya ngga ketinggalan update artikel-artikel bermanfaat lainnya dari blog ini.

Pengertian inventory adalah?

Berbicara tentang definisi inventory adalah hal yang bisa sedikit berubah-ubah, tergantung dari industrinya.

Berikut ini adalah beberapa pengertian inventory yang bisa Anda ketahui.

Definisi paling umum

Inventory adalah semua barang, produk, barang dagangan, dan bahan yang Anda miliki untuk dijual di pasar untuk mendapatkan keuntungan.

Misal, kalau penjual surat kabar menggunakan kendaraan untuk mengirimkan surat kabar ke pelanggan mereka, maka yang bisa kita anggap sebagai inventory adalah surat kabar saja.

Bagaimana dengan penggunaan kendaraan?

Kendaraan tersebut akan Anda perlakukan sebagai aset. Bukan inventory.

Inventory dalam industri manufaktur

Dalam sebuah bisnis manufaktur, persediaan atau inventory adalah semua item dalam bentuk ngga cuma berupa produk akhir yang Anda produksi dan siap Anda jual, tapi juga bahan baku yang Anda gunakan dalam produksi dan barang setengah jadi yang tersimpan di gudang atau di lantai pabrik.

Kita ambil contoh. Untuk sebuah produsen kue, yang termasuk inventory adalah mencakup paket kue yang siap dijual, stok kue setengah jadi yang belum didinginkan atau dikemas, kue yang disisihkan untuk pemeriksaan kualitas, dan berbagai bahan mentah seperti gula, susu, dan tepung.

Inventory dalam industri jasa

Industri jasa beda lagi. Karena ngga ada pertukaran stok fisik, maka sebagian besar sifat dalam inventory adalah ngga berwujud.

Jadi, dalam industri jasa, yang kita bilang sebagai inventory adalah langkah-langkah yang terlibat sebelum menyelesaikan penjualan.

Misalnya, untuk sebuah perusahaan konsultan riset, inventory mereka terdiri dari semua informasi yang mereka kumpulkan untuk suatu proyek.

Beda lagi dengan industri perhotelan. Dalam industri tersebut, yang dibilang sebagai inventory adalah kamar kosong yang mereka punya.

Jenis Inventory dalam Bisnis

Seperti yang sudah saya sampaikan sebelumnya, pengertian dan jenis inventory bisa sedikit berubah tergantung dari industrinya.

Sekarang, ayo kita fokus lihat beberapa jenis inventory yang ada dalam bisnis.

Supaya lebih gampang Anda pahami, ayo kita lanjutkan dengan contoh sebuah produsen kue.

Bahan baku

Bahan baku terdiri dari semua barang yang Anda proses untuk menjadi produk akhir.

Di perusahaan pembuat kue, bahan bakunya akan berupa barang-barang seperti susu, gula, dan tepung yang mereka gunakan dalam berbagai tahap produksi.

Kalau kita bicara tentang bahan mentah, penting untuk Anda pahami kalau bahan mentah yang perusahaan manufaktur gunakan bisa bersumber dari supplier atau menjadi produk sampingan dari suatu proses.

Di perusahaan pembuat kue, bahan bakunya sebagian besar bersumber dari berbagai supplier.

Tapi, di sebuah perusahaan pembuat gula, bahan bakunya cuma tebu. Hanya saja itu datang dari banyak petani yang berbeda.

Nah, saat tebu diproses di pabrik untuk mengekstrak sarinya, zat sisa tersebut dikenal sebagai ampas tebu.

Sari tebu dikirim untuk direbus dan ampas tebu digunakan sebagai bahan bakar.

Dalam hal ini, tebu, sari tebu, dan ampas tebu, semuanya akan diolah sebagai bahan mentah.

Konsep bahan baku sebagai inventory cuma ada di dalam industri manufaktur.

Dalam industri perdagangan, ngga ada proses pengolahan atau pembuatan, jadi ngga ada tuh yang namanya bahan baku.

Pekerjaan sedang dalam proses atau Work in Progress (WIP)

Kalau bahan mentah sudah Anda kirim untuk diproses tapi belum selesai sebagai barang jadi, maka tahap ini kita sebut sebagai pekerjaan yang sedang dalam proses.

Dalam sebuah perusahaan pembuat kue, sesudah bahan mentah diproses dan kue sudah dicetak, kue tersebut akan menjalani pemeriksaan kualitas lebih dulu sebelum dikirim untuk pengemasan akhir.

Semua kue yang menunggu pemeriksaan kualitas adalah persediaan sedang dalam proses.

Gampangnya, kategori pekerjaan dalam proses, atau WIP inventory adalah semua barang yang sudah diproses, tapi belum dikirim untuk dijual.

Barang jadi (finish goods)

Barang jadi adalah produk akhir yang siap Anda jual di pasar.

Barang-barang ini sudah melewati semua tahapan produksi dan pengecekan kualitas.

Jadi, bagi produsen kue, produk akhir kue yang dikirim ke pasar untuk dijual, sesudah menjalani pemeriksaan kualitas, akan menjadi barang jadi.

Bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi adalah tiga kategori utama inventory yang dicatat dalam akun keuangan perusahaan.

Ada inventory jenis lain juga yang dipertahankan sebuah perusahaan sebagai tindakan pencegahan atau untuk beberapa tujuan khusus lainnya.

Ayo kita lihat.

MRO

MRO adalah singkatan dari Maintenance Repairing and Operating supplies. Jenis inventory ini sebagian besar relevan untuk industri manufaktur.

Item MRO memang ngga Anda perhitungkan sebagai item inventory dalam pembukuan akun. Tapi, item ini punya peran penting dalam pekerjaan organisasi sehari-hari.

MRO inventory adalah item yang Anda gunakan untuk perawatan, perbaikan, dan pemeliharaan mesin, perkakas, dan peralatan lain yang Anda gunakan dalam proses produksi. Beberapa contoh item MRO adalah pelumas, pendingin, seragam dan sarung tangan, mur, baut, dan sekrup.

Anda juga pasti suka:

• Sales and Operation Planning: Dari Data ke Informasi, dari Informasi ke Pengambilan Keputusan
• 6 Supply Chain Trade-off yang Harus Anda Hadapi

Inventory penyangga

Anda tentu tahu kalau dalam bisnis manufaktur atau perdagangan itu, fluktuasi dan pergerakan pasar ngga selalu bisa Anda prediksi.

Perubahan tersebut bisa berdampak negatif pada penjualan atau proses produksi, yang pada akhirnya bisa menyebabkan Anda kehabisan stok.

Inventory penyangga atau buffer inventory adalah salah satu upaya bisnis untuk mencoba mengantisipasi fluktuasi tersebut.

Inventory penyangga (juga kita kenal sebagai safety stock atau buffer stock), merupakan barang-barang yang Anda simpan di dalam gudang toko atau pabrik untuk meredam adanya permintaan yang ngga terduga.

Lonjakan permintaan yang tiba-tiba, keterlambatan pengiriman, atau pemogokan tenaga kerja, bisa Anda kelola kalau Anda punya safety stock yang memadai.

Cycle inventory

Cycle inventory adalah istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan barang yang dipesan dalam ukuran lot dan dikirim secara teratur.

Dan cycle inventory adalah bahan yang langsung Anda gunakan dalam produksi.

Decoupling inventory

Sebagian besar produksi perlu banyak mesin. Output dari satu mesin akan diteruskan ke mesin berikutnya untuk diproses lebih lanjut.

Tapi, proses tersebut cuma akan bekerja dengan lancar kalau semua mesin bekerja secara bersamaan.

Kerusakan di salah satu mesin bisa menggagalkan keseluruhan proses. Di situlah decoupling inventory berperan.

Decoupling inventory adalah persediaan item yang Anda simpan sebagai cadangan untuk diproses oleh mesin lain kalau mesin sebelumnya gagal menghasilkan output seperti biasanya.

Dalam contoh pembuatan kue misalnya, sesudah adonan dicetak, kue akan masuk ke oven untuk dipanggang.

Nah, untuk mencegah kerusakan pada salah satu mesin yang bisa menunda proses pemanggangan, pabrikan mungkin menyimpan beberapa potongan adonan cetakan tambahan yang bisa mereka kirim ke oven untuk dipanggang saat mesin sedang dalam perbaikan.

In transit inventory

In transit inventory adalah barang-barang yang sedang dalam proses pemindahan dari satu lokasi ke lokasi lain. Misalnya, bahan mentah yang sedang Anda angkut ke pabrik dengan kereta api atau barang jadi yang sedang Anda angkut ke toko dengan truk.

Tips pengelolaan inventory yang efektif

Salah satu pertanyaan penting terkait dengan inventory adalah bagaimana cara mengelolanya secara efektif?

Ini menjadi penting untuk meningkatkan profitabilitas dan manajemen arus kas bisnis Anda.

Ayo kita lihat satu per satu.

Mengetahui prioritas inventory Anda

Mengelompokkan inventory Anda ke dalam kelompok prioritas bisa membantu Anda memahami item mana yang perlu Anda pesan lebih atau lebih sering, dan mana yang penting bagi bisnis Anda tapi mungkin lebih mahal dan bergerak lebih lambat.

Anda bisa mengelompokkan inventory Anda ke dalam grup A, B, dan C, atau yang kita kenal sebagai ABC classification.

Item dalam grup A adalah item dengan harga lebih tinggi yang Anda butuhkan lebih sedikit.

Item dalam kategori C adalah item berbiaya rendah yang bisa Anda putar dengan cepat.

Sedangka item grup B adalah item yang berada di antara item A dan C, yaitu item dengan harga sedang dan terjual lebih lambat daripada item C, tapi lebih cepat daripada item A.

Lacak semua informasi produk

Pastikan untuk menyimpan catatan informasi produk untuk item dalam inventory Anda.

Informasi ini harus mencakup SKU, data barcode, pemasok, dan nomor lot.

Anda juga bisa mempertimbangkan untuk melacak biaya setiap barang dari waktu ke waktu, jadi Anda tahu faktor-faktor apa yang bisa mengubah biayanya, seperti kelangkaan dan musim penjualan, misalnya.

Audit inventory Anda dengan stocktaking

Beberapa bisnis melakukan penghitungan komprehensif sekali setahun.

Yang lain melakukan pemeriksaan sebagian item secara bulanan, mingguan, bahkan harian untuk barang-barang yang punya permintaan tinggi.

Terlepas dari seberapa sering Anda melakukannya, audit inventory adalah proses yang harus Anda lakukan secara teratur untuk memastikan kalau apa yang Anda punya secara fisik sesuai dengan data stok Anda.

Menganalisis kinerja supplier

Supplier yang ngga bisa Anda andalkan bisa menyebabkan masalah pada inventory Anda.

Kalau Anda punya supplier yang sering kali terlambat mengirimkan atau sering kali jumlahnya kurang untuk barang yang Anda pesan, sekaranglah saatnya mengambil tindakan.

Anda bisa mendiskusikan masalah sebenarnya dengan supplier Anda. Cari tahu apa masalah sebenarnya.

Bersiaplah untuk mengganti supplier. Kalau ngga, Anda akan berhadapan dengan tingkat stok yang ngga pasti dan adanya kemungkinan kehabisan inventory.

Terapkan aturan inventory 80/20

Aturan umumnya, 80% keuntungan Anda cuma berasal dari 20% barang yang Anda jual.

Nah, tugas Anda adalah memprioritaskan manajemen inventory Anda pada 20% item ini.

Anda harus benar-benar paham siklus penjualan dari barang-barang ini, termasuk berapa banyak barang yang bisa Anda jual dalam seminggu atau sebulan, dan memantaunya dengan cermat.

Item-item ini adalah item yang paling menghasilkan uang bagi bisnis Anda. Jadi, jangan sampai Anda gagal dalam mengelolanya.

Konsisten dalam cara Anda menerima stok

Kelihatannya memang masuk akal untuk memastikan barang yang masuk diproses.

Tapi, pertanyaannya adalah apakah Anda punya proses standar yang bisa semua orang ikuti? Atau, apakah setiap karyawan yang menerima dan memproses stok masuk melakukannya secara berbeda?

Perbedaan kecil dalam bagaimana stok yang baru datang diproses saja bisa membuat Anda kebingungan di akhir bulan atau tahun, bertanya-tanya mengapa stok yang Anda punya ngga sesuai dengan data pesanan pembelian Anda.

Jadi, pastikan semua staf Anda yang menerima stok melakukannya dengan cara yang sama, semua transaksi diverifikasi, diterima dan dibongkar bersama, dihitung secara akurat, dan diperiksa keakuratannya.

Anda juga pasti suka:

• 8 Kesalahan yang Umum Terjadi di Gudang dan Cara Menghindarinya
• Cara Merencanakan, Menentukan, dan Membuat Tata Letak Gudang

Lacak penjualan

Ini bukan dari sekadar menambahkan penjualan di penghujung hari dalam bisnis.

Anda harus paham, item apa saja yang Anda jual dan berapa banyak setiap harinya. Perbarui total inventory Anda berdasarkan itu.

Anda perlu menganalisis data tersebut.

Tanyakan diri Anda, tahukah Anda apakah barang tertentu terjual lebih cepat atau menurun? Apakah itu barang musiman? Apakah ada hari tertentu dalam seminggu saat Anda menjual barang tertentu lebih banyak? Dan apakah beberapa barang hampir selalu dijual bersamaan?

Memahami ngga cuma total penjualan Anda, tapi juga gambaran yang lebih luas tentang bagaimana barang Anda terjual, penting untuk menjaga persediaan Anda tetap terkendali.

Order restock sendiri

Beberapa vendor menawarkan untuk melakukan pemesanan ulang inventory untuk Anda.

Sekilas, kelihatannya ini hal yang baik. Anda bisa menghemat staf dan waktu Anda dengan membiarkan orang lain mengelola proses, setidaknya, untuk beberapa item Anda.

Tapi, yang harus Anda ingat, vendor Anda ngga punya prioritas yang sama dengan Anda.

Mereka ingin memindahkan barang mereka ke lokasi Anda, sedangkan Anda membutuhkan persediaan barang yang paling menguntungkan untuk bisnis Anda.

Jadi, luangkan waktu Anda untuk memeriksa inventory dan memesan sendiri semua barang Anda.

Berinvestasi dalam teknologi manajemen inventory

Kalau bisnis Anda cukup kecil, mengelola delapan hal pertama di daftar ini secara manual, dengan spreadsheet dan buku catatan misalnya, bisa saja Anda lakukan.

Tapi, seiring tumbuhnya bisnis Anda, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencatat stok daripada yang Anda habiskan untuk bisnis Anda, atau untuk menganalisa risiko kerugian pada bisnis Anda.

Gunakan teknologi yang terintegrasi dengan baik

Perangkat lunak manajemen inventory adalah teknologi yang bisa membantu Anda untuk mengelola stok.

Hal-hal seperti pemindai seluler dan sistem POS bisa membantu Anda tetap pada jalur yang tepat.

Saat berinvestasi dalam teknologi, Anda harus memprioritaskan sistem yang saling terintegrasi.

Punya sistem POS yang ngga bisa berkomunikasi dengan inventory management software atau software akuntansi memang bukan akhir dari bisnis Anda. Tapi, Anda akan perlu waktu ekstra untuk mentransfer data dari satu sistem ke sistem lainnya. Dan itu sangat mudah untuk berakhir dengan jumlah perhitungan stok yang ngga akurat.

Kesalahan umum dalam mengelola persediaan

Untuk membuat pengelolaan inventory Anda semakin efektif, Anda harus menghindari kesalahan-kesalahan berikut ini.

Kurangnya pengukuran kinerja

Ketika sudah mengetahui kalau ada yang ngga beres dengan kinerja di perusahaan Anda, Anda harus segera memperbaiki masalah tersebut.

Pertanyaannya, apakah Anda sudah punya standar kinerja? Apakah Anda punya standar pengukuran layanan kepada pelanggan dan perputaran persediaan barang di gudang?

Dalam hal persediaan barang, wajib bagi manajer produk untuk selalu mengecek semua perputaran barang yang terjadi.

Begitupun ketika ada barang yang baru masuk ke gudang. Anda bisa melakukannya dengan membuat jadwal persediaan, yang akan membuat Anda semakin mudah dalam mengelolanya.

Selain itu, hal ini juga bisa mengurangi risiko dan terhindar dari barang atau produk rusak atau kadaluwarsa.

Besar kecilnya penjualan dan produksi akan berpengaruh pada perputaran barang di perusahaan Anda. Maka, tugas lain Anda adalah untuk menentukan besaran biayanya.

Karyawan ngga memenuhi syarat untuk mengelola inventory

Anda harus sering melakukan pengecekan persediaan barang Anda. Jangan sampai Anda lewatkan kegiatan yang satu ini.

Ketika Anda menunda atau bahkan melewatinya, maka siap-siaplah, Anda akan mengalami kesalahan dalam aktivitas penjualan.

Dan Anda harus memilih orang yang tepat untuk fungsi ini supaya bisa tetap berjalan dengan baik dalam mengelola persediaan barang yang akurat.

Setidaknya, ada tiga hal yang bisa Anda lakukan ketika memilih seorang karyawan.

• Pekerjakan orang yang tepat.
• Bertanggungjawab.
• Melakukan pelatihan.

Perencanaan ngga bisa dilakukan, apabila kurang perkiraan

Ketika bisnis sudah berjalan, Anda harus fokus pada peningkatan layanan kepada pelanggan.

Pelanggan adalah aset berharga yang butuh kerja keras Anda untuk bisa mendapatkannya.

Selain meningkatkan layanan pelanggan, Anda juga harus punya perencanaan atau strategi ke depan supaya bisnis Anda bisa tetap berjalan dan berkinerja semakin baik.

Perencanaan yang kurang, atau bahkan ngga Anda lakukan dengan baik, bisa mempengaruhi daya saing Anda bisnis Anda.

Menggunakan cara manual

Dengan semakin berkembangnya teknologi, mau ngga mau para pebisnis “dipaksa” untuk mengikuti perkembangan tersebut.

Begitu juga dalam pengelolaan inventory yang semakin membutuhkan inventory software untuk bisa tetap bersaing.

Terlebih ketika usaha Anda semakin besar dengan semakin banyaknya barang di gudang yang harus Anda kelola.

Anda akan lebih menghemat waktu dan energi untuk menggunakan inventory software dibandingkan secara manual.

Ngga melakukan penghitungan inventory

Ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk menjalankan kegiatan yang satu ini. Dan ngga sembarang orang bisa melakukannya. Mereka harus benar-benar fokus dalam mengerjakannya.

Melakukan perhitungan yang salah, siap-siap saja penjualan Anda terganggu.

Kurangnya stok bisa mengakibatkan perusahaan Anda kehilangan kesempatan untuk memperoleh pendapatan yang lebih baik, dan kesempatan untuk memperoleh laba tentu saja. Anda pasti ngga menginginkan hal itu kan?

Dengan menggunakan inventory software, ngga ada lagi alasan untuk ngga melakukan pengelolaan inventory dengan baik untuk mendapatkan penjualan yang lebih baik juga.

Kesimpulan

Inventory adalah aset utama untuk bisnis manufaktur atau perdagangan apa pun. Jadi, penting bagi pemilik bisnis untuk memahami apa arti inventory ini sebenarnya.

Selain definisi umum, industri tertentu seperti manufaktur dan jasa menggunakan definisi khusus yang menjelaskan semua aset yang relevan dengan industri tersebut.

Mengetahui berbagai jenis inventory adalah hal yang bisa membantu Anda memahami cara kerja inventory, termasuk jenis yang ngga secara khusus digunakan dalam akuntansi,.

Untuk proses pengelolaan inventory, Anda bisa melakukan tips di atas sambil berusaha menghindari kesalahan-kesalahan umum terkait dengan pengelolaan inventory.

Semoga bermanfaat!

“Bagikan artikel ini pada tim atau rekan Anda supaya mereka juga bisa mendapatkan manfaatnya. Pastikan juga Anda bergabung dengan scmguide telegram channel untuk mendapatkan artikel-artikel penting seputar supply chain management lainnya karena bakal banyak lagi yang akan saya bagikan di channel tersebut. Semoga bermanfaat!”